Manchmal braucht es Prioritäten

In Kundenprojekten, aber auch bei meiner eigenen Arbeit begegnet mir eine besondere Herausforderung immer wieder – ich komme an den Punkt, an dem es einfach „zu viel“ ist und ich Erwartungen und Anforderungen nicht mehr gerecht werden kann.

Ich denke, jeder kennt dieses Gefühl.

Gründe dafür gibt es viele:

• tatsächlich zu viel
• zu viele unterschiedliche Themen
• zu viele Meetings und zu wenig Gelegenheit (Anm.1) Dinge zu bearbeiten
• …

Und dann kommen noch Aspekte wie Urlaub, Krankheit, unvorhergesehene Aufgaben und anderes, was man so nicht geplant hat, dazu.

 

Bei uns war dieses „zu viel“ Mitte März erreicht. Ich kam aus dem Urlaub zurück und mein Team sprach mich zum Glück direkt darauf an.

 

Was haben wir dann gemacht?

Eine Planung im Team – wie es sich für gute Rebellen gehört (;o).

 

1. Als Erstes haben wir alles zusammengetragen, was uns gerade beschäftigt – und alles, meint wirklich alles – also nicht nur Aspekte, die unser Projekt betreffen. Bei uns im Team beziehen wir – im Rahmen natürlich – auch Dinge aus dem privaten Bereich mit ein. Wer gerade baut, wessen Kinder gerade Home-Schooling haben, usw. hat sicherlich andere Kapazitäten und Leistungszeiten als andere Teammitglieder.
2. Anschließend haben wir uns an den Zielsetzungen unseres/r Sprintboards entlang überlegt:
   – Was ist wichtig?
   – Was ist dringend?
   – Oder beides? (ja tatsächlich!)
3. Was dem nicht eindeutig zuzuordnen war, hatte schonmal keine Priorität und wurde sofort von den ToDo-Listen gestrichen.
4. Bei allem, was jetzt noch übrig war, dem Parkplatz also, haben wir uns nochmals gefragt:
   Müssen wir dies wirklich jetzt gerade tun oder können wir dies auch etwas später erledigen? Was für Auswirkungen hat das Parken. Über unklare Positionen wurde noch im Meeting abgestimmt und anschließend einsortiert – wichtig, dringend, beides, parken –
5. und dann vor dem Hintergrund der verfügbaren Zeitbudgets verteilt.
6. Die daraus resultierenden Prioritäten, inklusive der neuen zeitlichen Sortierung, haben wir dann ins CCMI-Team und an andere Betroffene kommuniziert.

 

Das Ergebnis: Eine klare Priorisierung und für jeden im Team wieder die Möglichkeit eigenen und anderen Erwartungen und Anforderungen gerecht zu werden.

 

Nun könnt ihr euch jetzt fragen:
„Warum schreiben die das hier – ist ja nicht gerade die neuste Idee“?

 

Weil es um Kommunikation geht:

 

1. Ich muss kommunizieren, dass es „zu viel‘ ist.
2. Ich muss diese Kommunikation hören, wahr- und ernst nehmen.
3. Ich muss kommunizieren, um Prioritäten abzustimmen.
4. Ich muss die gesetzten Prioritäten kommunizieren – auch nach „außen“.
5. Ich muss kontinuierlich abstimmen (kommunizieren), ob die gesetzten Prioritäten so passen oder sich nochmal ändern.
6. Ich muss kommunizieren, wenn ich aus dem „zu viel“ raus bin und wieder der „Normalfall“ herrscht.

 

Und weil es um Kommunikationskultur geht:

 

1. Unsere Kommunikationskultur ermöglicht nicht nur das Ansprechen, sondern es ist uns allen klar, dass eine Nicht-Ansprache zu Problemen für das gesamte Team und das Projekt führt.
2. Unsere Kommunikationskultur lässt in solche einem Moment alle innehalten und konzentriert nach einer gemeinsamen Lösung suchen – und bezieht bei der Suche und Entscheidung alle Player mit ein.
3. Unsere Kommunikationskultur führt dazu, dass Entscheidungen unmittelbar auch an andere eventuell betroffene Personen, Abteilungen, Stakeholder kommuniziert wird.

 

Und natürlich auch, weil es dieses Projekt betrifft. Denn in den letzten Monaten haben wir unsere Tätigkeiten auf der Basis von Prioritäten deutlich reduziert. Ganz sind wir übrigens bei 6. noch nicht angekommen, aber wir bewegen uns dorthin und werden uns künftig auch wieder regelmäßiger über den Blog melden – der steht gerade irgendwo auf dem Parkplatz.

 

Bleibt gesund und achtet auf eure Prioritäten
Eure Ines

 

—
(Anm.1) Ihr merkt schon, ich vermeide das Wort „Zeit“. Zeit haben wir alle gleich viel am Tag, in der Woche usw. – die Frage ist jedoch, wie wir damit umgehen und diese nutzen. Versucht also nicht eure Zeit zu managen, sondern euch und stimmt euch mit eurem Team ab.