netiquette: „Gutes oder angemessenes und achtendes (respektvolles) Benehmen in der elektronischen Kommunikation“

 

In den letzten Wochen und Monaten habe ich viel Zeit in Online-Meetings und Online-Konferenzen verbracht. Und auch privat wird die „Videotelefonie“ immer mehr. Zum Thema Kommunikation – hier eindeutig digitaler Art – gab es für mich einiges zu erleben (;o) und zu lernen.

Als gute Rebellen versuchen wir Dinge gut, oder sogar besser zu machen – selbst und auch für andere. In diesem Zusammenhang also:

 

Online-Meetings für alle Teilnehmer und mich ermüdungsfrei, interessant und störungsfrei gestalten – egal ob als Einladender/Veranstalter oder Teilnehmer.

 

Ich möchte daher heute mein persönliches „Online-How-to“ mit euch teilen.

 

Die #rebellen-net(t)iquette

Ort und Ausstattung

Ich sorge für einen gut belüfteten Platz in einer ruhigen Umgebung, um frühzeitiger Ermüdung vorzubeugen.

Um Störungen zu vermeiden hänge ich ein Schild an meine Büro/Zimmer/Wohnzimmer/Kinderzimmer/…-Türe „Online-Meeting – bitte leise sein“.

Ein Fenster ist nur dann dauerhaft geöffnet, falls sichergestellt ist, dass keine Geräusche stören – dazu gehören auch Vogelgezwitscher, vorbeifahrende Autos oder spielende Erwachsene und Kinder.

Mein Handy ist leise und Vibration ausgestellt und liegt auf dem Display. Ich behalte es in Reichweite, falls etwas mit dem Konferenz-Tool nicht funktioniert, eine Online-Abstimmung per Handy durchgeführt werden soll, oder Ähnliches in Zusammenhang mit dem Meeting selbst.

Mein Sitzplatz bietet

• genügend Raum für Rechner und Bildschirm oder den Laptop,
• plus einen Block für Notizen,
• ein Glas/Becher (ohne Löffel) nebst Flasche/Kanne für Wasser oder Tee und Untersetzer,
• ein paar Kekse oder sonstige kleine Snacks,
• und eine Packung/Box Taschentücher.

 

[- Auf all das achte ich übrigens auch bei Offline-Meetings -]

 

Weiter achte ich auf ein gut funktionierendes Equipment

Ein vernünftiges Mikrofon,
damit ich gut zu verstehen bin und nicht so laut zu sprechen brauche. Das ist nicht nur für mich anstrengend, sondern auch für die Zuhörer. Ich habe mir mittlerweile ein Stand-Mikro besorgt, da das eingebaute Mikro von meinem Rechner nicht so toll ist. Außerdem kann ich es direkt vor mich stellen.

 

Eine vernünftige Kamera, gemeinsam mit dem Monitor ungefähr auf Augenhöhe.
Es geht ja nicht nur darum ein qualitativ gutes Bild zu übermitteln. Wichtig sind auch der richtige Bildausschnitt und die Möglichkeit dem Gegenüber wenigstens einigermaßen in die Augen sehen zu können, ohne selbst den Bildschirm komplett aus dem Blick zu verlieren. Auch möchte ich nicht auf den/die anderen herauf- oder herabblicken. Insgesamt möchte ich mich natürlich bewegen können, ohne aus dem Bildbereich zu rutschen, gleichzeitig aber soll meine Mimik jederzeit gut erkennbar sein. Sonst könnten wir ja auch telefonieren. (:o)

Hier habe ich schon einiges ausprobiert, bin aber noch nicht ganz zufrieden. Der Zukauf einer frei positionierbaren Kamera hat schon viel gebracht. Was den Bildausschnitt angeht, wird es wohl nicht ohne Kompromisse gehen. Ich versuche eine bequeme Sitzposition und möglichst eng beieinanderliegende Sichtlinien auf Monitor und Kamera auszubalancieren. Ich richte die Bildschirmhöhe so aus, dass meine Augen auf Höhe des oberen Drittels sind, wenn die Kamera oben auf dem Bildschirm sitzt. Steht sie eher unterhalb des Monitors, versuche ich die Augenhöhe in Richtung des unteren Randes zu bekommen.

 

Nutze ich einen Laptop,
stelle ich ihn auf ein paar Bücher oder eine Bananenkiste. Nutze ich einen Tischmonitor, ist es einfacher, soweit er verstellbar ist.

 

Ein Handy
ist für mich übrigens nur im absoluten Notfall mal das Mittel der Wahl, denn dann ist der Bildausschnitt sehr klein, das Bild schwankt immer wieder – kurzum, aus Respekt für andere, sollte ich auf das Handy zur Teilnahme an Meetings verzichten.

 

Zum Bildausschnitt
gehört für mich auch mein Hintergrund. Je ruhiger der ist, desto besser kann ich wahrgenommen werden. Auch sollte er nicht spiegeln, oder sich bewegen.

 

Ausreichend Licht
von rechts, links und vorne, damit meine Mimik jederzeit gut erkennbar ist. Achtung: Nicht von hinten, sonst bin ich nicht mehr erkennbar.

 

Der Monitor
selbst sollte nicht zu klein sein, insbesondere wenn ich die Präsentation, mehrere Sprecher und vielleicht noch einen Raumausschnitt im Blick behalten möchte. Für mich ist das vor allem bei Diskussionen wichtig – Thema und Menschen gleichermaßen im Blick behalten zu können. Vielleicht arbeite ich ja auch aktiv am Bildschirm und suche gleichzeitig den Kontakt zu denjenigen, mit denen ich gerade an etwas arbeite. Der Blick in die Kamera hilft mir da nicht weiter. Wenn möglich, nutze ich daher zwei Monitore.

 

Vernünftige Lautsprecher.
Ich habe für mich festgestellt, dass ich deutlich weniger ermüde, wenn ich nicht über die doch eher plärrenden PC- oder Monitorlautsprecher zuhöre. Das gilt besonders, wenn mein gegenüber eben kein gutes Mikrofon hat oder brummelt.

 

Eine stabile Internetverbindung.
„Ich wähl mich nochmal ein“ wird wohl immer wieder passieren. Im Zweifel installiert das Betriebssystem gerade im Hintergrund ein Update, oder die Nachbarschaft streamt. Trotzdem versuche ich darauf zu achten, wie der Handy/W-Lan/Lan-Empfang ist.

 

 

Jetzt denkt ihr vielleicht „Puh – das ist teuer.“ Und je nachdem was das zugekaufte Equipment ist, stimmt das auch. „Und aufwändig“. Stimmt auch. Aber ziehen wir uns nicht für unsere gute Wirkung bei Meetings bewusst passend an? Wir sprechen deutlich und bei größeren Konferenzen und Tagungen nutzen wir Mikrofone und gute Beamer, verdunkeln den Raum und sorgen für eine ruhige Atmosphäre.

 

Einiges kann aber auch schlicht umfunktioniert werden: Wir nutzen den Monitor des Kollegen, der gerade im Homeoffice ist. Vielleicht können wir den auch gleich mit nach Hause nehmen, den Bildschirm – nicht den Kollegen (;o). Oder wir richten in der Firma ein paar Online-Meeting-Plätze ein. Außerdem sparen wir ja auch die eine oder andere Anreise.

 

Kopfhörer finde ich persönlich übrigens nicht so schön. Sie lösen zwar fast alle akustischen Probleme, ich selbst fühle mich aber in meiner Bewegungsfreiheit eingeschränkt – das gilt auch für kabellose In-Ears. Bluetooth reicht halt nicht so weit und die Störgeräusche sind furchtbar, wenn ich mal kurz in die Bio-Pause muss. Und wenn mein Gegenüber Mickymäuse trägt – naja – da sind wir dann wieder beim Thema passend anziehen …

 

Vor dem Online-Meeting

Ich bin vorbereitet und pünktlich – das ist meines Erachtens in Online-Zeiten noch wichtiger als in Offline-Meetings. Das heißt für mich:

• Ich habe kurz das Equipment gecheckt.
• Ich weiß, welches Konferenz-Tool genutzt wird, habe mich vergewissert, dass ich die grundlegenden Bedienelemente kenne und dass ggf. der letzte Softwarestand installiert ist.
• Ich habe mich gecheckt – am Besten über das Testbild am Monitor.
• Brille sauber.
• Bio-Pause gemacht.
• Handy lautlos.
• Ich weiß wer teilnehmen wird.
• Ich bin eher 5 Minuten früher im Online-Raum und warte vorbereitet-entspannt auf den Start.

 

Im Meeting

Gute Erfahrungen habe ich damit gemacht von Anfang an ausreichend Pausen zu vereinbaren und vorher anzukündigen, wann diese sind:

• Bio-Pausen
• Getränke nachfüllen
• Strecken und Atmen, vielleicht ein kurzer Spaziergang durchs Haus/Büro

 

Spätestens ab einer Gruppengröße von 5 oder mehr Personen ist es hilfreich neben dem Vortragenden einen Online-Moderator zu benennen, der auf Wortmeldungen und Sprechzeiten achtet, Hilfestellung bei technischen Problemen geben kann und Nachzügler (wieder) ins Meeting lässt.

Zu Beginn hilft es sehr abzufragen, ob alle Teilnehmer mit dem Konferenz-Tool vertraut sind. Das würde ich selbst bei einer größeren Teilnehmerzahl in Kombination mit einer kurzen Vorstellungsrunde einzeln machen.

 

Anschließend hilft es einige Regeln zu vereinbaren:

• Bitte die Mikrofone ausmachen, wenn nicht gesprochen wird – ja, ich weiß – ein Evergreen.
• Den Chatbereich öffnen.
  • Für Fragen und Wortmeldungen.
  • Für Anregungen und Anliegen an den Online-Moderator.
• Die Kameras eingeschaltet lassen. Das schafft Vertrauen und ermöglicht eine persönlichere Ansprache. Wir treffen uns ja in einer Videokonferenz, um auch visuell zu interagieren. Das gilt für beide Seiten. Wenn der Vortragende neben seinen Folien auch interessierte Gesichter sieht, wird er mehr Spirit rüberbringen. Und wenn ich mir als Teilnehmer bewusst bin, dass ich in der Gemeinschaft sichtbar anwesend bin, bekomme ich ebenfalls mehr mit. So geht es mir zumindest.
• Auch wenn sich alle Teilnehmer mit dem Konferenz-Tool auskennen, finde ich es gut daran zu erinnern, dass, je nach verwendetem Tool, unterschiedliche Ansichten eingestellt werden können und es sich lohnt das während des Meeting auch zu tun:
  • Nur der Sprecher (langweilig)
  • Alle Teilnehmer (macht je nach Monitorgröße am meisten Spaß)
  • Sprecher groß und der Rest kleiner daneben (dito Monitorgröße)
  • Nur die Präsentation/der geteilte Bildschirm (würde ich nicht empfehlen)
  • Die Präsentation und der Sprecher (Passt während des Vortrags)
  • Die Präsentation und der Sprecher, sowie kleiner die anderen Teilnehmer (Yeah!)
• Langsam und deutlich sprechen.
• Sich nicht während des Sprechens vom Mikro entfernen oder die Hand vor den Mund halten.

 

Zum Schluss vielleicht noch ein paar Dinge, die ich vermeide

Ich spreche nach Möglichkeit nicht nebenbei mit nicht sichtbaren Personen. Das gilt besonders dann, wenn das Online-Meeting sensible Themen behandelt.

Ich achte jeweils auf meine Position zur Kamera, wenn ich mich bewege, wenn ich vielleicht aufstehe, um etwas zu holen. Ob die anderen Teilnehmer so interessiert am Reißverschluss meiner Hose sind … ich glaube nicht.

 

Soweit für dieses Mal. Bleibt gesund! Habt Online Spaß!

Euer Oliver

Erreicht ihr euren Lieblingshandwerker auch nur noch per WhatsApp? Und wie läuft es mit den Lehrern der Kinder, den Kollegen zum Feierabend – oder auch zur schnellen Absprache von Terminen?

Private Apps werden viel im Unternehmens-Umfeld genutzt – das ist nicht neu. Ich möchte hier auch gar nicht über die datenschutzrechtlichen Probleme schreiben – dazu ist, glaube ich, eigentlich schon alles gesagt, geschrieben und geklagt worden.

Mir geht es hier um die Auswirkungen auf unsere Kommunikation auch im Unternehmenskontext.

Mein erstes Schreibprogramm habe ich von meiner Uni erhalten, um meine Studienarbeiten, später die Diplomarbeit zu schreiben. Eine Tabellenkalkulation und ein Datenbankprogramm brauchte ich auch. Im Beruf war das dann auch so. Irgendwann hatte ich mich dran gewöhnt und fand das so praktisch, dass ich angefangen habe die Programme auch im privaten Umfeld zu nutzen.

E-Mail habe ich auch zuerst im Beruf genutzt – am Anfang noch parallel zum Fax. Irgendwann hatten genügend meiner Freunde eine eigene E-Mail-Adresse, die sie auch regelmäßig gecheckt haben, dass das Briefeschreiben immer seltener wurde. Mit Kollegen und Geschäftspartnern habe ich zu der Zeit dann schon SMS ausgetauscht – das war aber noch vor dem Handy-Boom Ende der 90er.

Meine E-Mails und auch SMS begannen immer mit einem „Sehr geehrte Frau X“, „Lieber Herr Y“, „Sehr geehrte Damen und Herren“,
und endeten „Mit freundlichen Grüßen“, „Hochachtungsvoll Ihr …“

So war das halt. So schrieb man eine Nachricht und so schrieb man ggf. auch die zehnte Rückantwort.

Mit der Verbreitung von privat genutzten Computern änderte sich schon etwas daran. Je mehr Nachrichten ich im Privaten geschrieben habe, desto lästiger wurden die Grußformeln. „Hallo Frau XX“ ersetzte dann schnell auch im beruflichen das „Sehr geehrte“ – zumindest in E-Mails.

Mit dem Erfolg der mobilen Kommunikation, der vermehrten Nutzung von Social Media wie twitter, facebook & Co., wurden digitale Medien, bzw. neue Arten der Kommunikation, zuerst im privaten Umfeld intensiv genutzt, bevor sie in gleicher oder ähnlicher Form auch im beruflichen Alltag eingesetzt wurden. Die Verständigung im Chat-Format oder die Bereitstellung von Informationen und Wissen über Wikis und Intranet-Webseiten mit Kommentar-Funktion, brachte neben den positiven Effekten oft auch Gewohnheiten aus der privaten Kommunikation mit: Fehlende Anrede und Gruß, Kommunikation mit Emojis, Nutzung von Halbsätzen, Abkürzungen und das alles mal eben schnell vom Handy aus der Bahn, der Kaffeeküche, der Toilette.

Bitte versteht mich nicht falsch – ich schätze die neuen Möglichkeiten sehr – das Tempo, die bessere emotionale Klarheit über Emojis, wenn sie unterstützend eingesetzt werden, und ich bin auch nicht dafür, innerhalb einer Unterhaltung im Chat zig Mal „Hallo X … Beste Grüße, Oliver“ zu schreiben. Was mir – auch bei mir selbst – jedoch auffällt, ist eine gewisse Schlampigkeit im Umgang. Es fällt schwerer „angemessen dienstlich“ zu kommunizieren.

Jetzt in der Covid-Situation arbeiten wir auch mehr aus dem privaten Umfeld heraus, was ich sehr genieße. Aber auch hier gilt: Manche sinnvollen Selbstverständlichkeiten aus der Büro-Situation werden hier und da vergessen: Vorbereitet in ein Meeting zu gehen, pünktlich zu sein, vollständig und angemessen gekleidet zu sein, sich auf sein Gegenüber zu konzentrieren und nicht andere Dinge nebenbei zu erledigen und für eine gute Arbeitssituation zu sorgen.

Hier, so glaube ich, bedarf es neuer Regeln oder Konventionen, die wir identifizieren und einüben sollten.

Welche fallen Euch ein – welche wünscht Ihr euch? Bitte hinterlasst eure Ideen hier im Blog, oder per Mail an oliver@kommunikationsrebellen.de.

Zum Abschluss noch ein besonderes „Schmankerl“ aus einem unserer Forschungs-Interviews:

„Also ich war kürzlich Teilnehmer in einem Online-Training mit 30 oder 40 Leuten. Und eine Frau hatte per Chat angemeldet, dass sie eine Frage hat und der Moderator hat dann ihr Mikrofon eingestellt und sagt: „Ok, ich hab gelesen, Du hast da eine Frage – worum geht’s denn?“. Und die so „Tut mir leid, ich hab ein bisschen Hintergrundgeräusche – ich bin hier gerade beim Joggen – also ich habe folgende Frage …“

 

Einen guten Start in die Woche wünscht Euch,

Oliver